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QR-Rechnung

Die wichtigsten Aspekte der neuen QR-Rechnung

Die QR-Rechnung erfüllt die Anforderungen für die medienbruchfreie, digitale Verarbeitung. Doch auch wer weiterhin Papierrechnungen erhalten will, profitiert von einem geringeren Aufwand.

Allgemeine Informationen

Änderungen 

Die heutigen roten und orangen Einzahlungsscheine werden durch die neue Rechnung mit QR-Code abgelöst, die sich für sämtliche Zahlungsarten verwenden lässt. Der elektronisch lesbare QR-Code ist ein zukunftsorientierter Ersatz für die Codierzeile und ermöglicht eine durchgängige Verarbeitung in standardisierten Verfahren und Formaten. Er enthält alle zahlungsrelevanten Daten. Diese sind auf dem Zahlteil der QR-Rechnung auch aufgedruckt und ohne technische Hilfsmittel lesbar. 

Ihr Handlungsbedarf 

Bauen Sie Ihre Lagerbestände an Rechnungsgarnituren mit altem Einzahlungsschein bis Ende 2020 ab. Setzen Sie sich mit Ihrem Softwarepartner in Verbindung, damit das Ausstellen von QR-Rechnungen sichergestellt werden kann und informieren Sie Ihre Kunden. Setzen Sie Lesegeräte für das Scanning von Einzahlungsscheinen ein? Dann kontaktieren Sie rechtzeitig den Lieferanten, damit der Scanner die QR-Rechnung einlesen kann. Achten Sie beim Kauf eines neuen Lesegeräts auf die Unterstützung des QR-Codes. 

Wie wird eine QR-Rechnung generiert?

QR-Rechnungen können in ein paar einfachen Schritten am eigenen Computer erstellt und gedruckt werden. Dabei  sind einige Gestaltungsmerkmale einzuhalten. Noch einfacher geht es, wenn ein Programm eines der zahlreichen Softwareanbieter genutzt wird, das die Erstellung und Bezahlung der QR-Rechnung ab 30. Juni 2020 sicherstellt.

Vorteile

Vorteile für den Rechnungssteller

  • Rechnungen selber drucken auf weissem, perforiertem Papier, d.h., die Bestellung vorbedruckter Einzahlungsscheine erübrigt sich.
  • ESR-Referenznummern können weiter verwendet werden
  • SCOR-Referenz (z.B. für Zahlungen im SEPA-Raum) kann verwendet werden.
  • Kombination von Referenz und Mitteilung möglich (Freitext oder Anwendung der Swico-Syntax-Empfehlung).
  • Felder für Betrag bzw. Zahler können freigelassen werden.

Vorteile für den Rechnungsempfänger

  • Erhalt von Rechnungsinformationen für den automatischen Buchhaltungsabgleich
  • QR-Code-Scanning ersetzt manuelle Erfassung der Zahlungsdaten
  • Abgleich korrekter Daten dank Textangabe im Zahlteil.
  • Freiheit bei der Wahl des Zahlkanals: E-Banking, M-Banking oder Schalter

Drei Ausprägungen der QR-Rechnung

Je nach Bedürfnis des Rechnungsstellers bzw. Rechnungsempfängers können Datenfelder genutzt, weggelassen oder kombiniert werden. Dabei lassen sich drei grundlegende Ausprägungen unterscheiden. Zwei davon berücksichtigen die eingespielte Praxis der heutigen roten bzw. orangen Einzahlungsscheine (ES bzw. ESR) und erleichtern damit den Übergangsprozess. Die dritte Option unterstützt in erster Linie den zunehmend wichtigen Zahlungsverkehr in Euro unter Verwendung der Structured Creditor Reference (SCOR), eines internationalen Standards nach ISO 11649, der sowohl in der Schweiz als auch im SEPA-Raum genutzt werden kann.

 

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Neue Referenzen

QR-Referenz 

Die QR-Referenz darf nur mit der so genannten QR-IBAN genutzt werden. Die QR-Referenz entspricht der heutigen ESR-Referenz und dient dem einfachen Abgleich von Rechnungen mit Zahlungen beim Rechnungssteller. Bestehende ESR-Referenznummern können weiterhin verwendet werden, wodurch der nahtlose Übergang von der ESR zur QR-Rechnung möglich ist. 

Creditor Reference (SCOR) 

Die Creditor Reference (SCOR) hat die gleiche Funktion wie eine QR Referenz. Der Unterschied besteht lediglich darin, dass ihre Berechnung einer anderen Logik folgt. Ausserdem kann sie im internationalen Zahlungsverkehr eingesetzt werden, während die QR-Referenz auf die Schweiz und Liechtenstein beschränkt ist. Voraussetzung für den Einsatz der SCOR-Referenz ist die gleichzeitige Verwendung der IBAN.

Termine

Die neue QR-Rechnung wird am 30. Juni 2020 eingeführt. Zahlungsempfänger können dann in einer Parallelphase auf die QR-Rechnung umstellen. Aktuell ist noch unklar, ab welchem Zeitpunkt die alten Belege vom Finanzplatz Schweiz nicht mehr unterstützt werden.

 

 

Quellen: Clearit, Ausgabe 79 / paymentstandards.ch